اجتماعات لا يمل منها الموظفون.. كيف يديرها المدير الناجح؟

مائدة مستديرة أو طويلة، وكراس حولها، وجهاز عرض توضيحي، وأوراق وأقلام، ولكن رغم كل هذا تبقى الغرفة منفرة، لا أحد يهوى الجلوس فيها، ويهرب موظفو الشركات من المرور أمامها، وحتى عمال التنظيف يبدؤون عملهم بها ليتخلصوا من ثقلها اليومي، لكن ماذا لو تغيرت الحال، وصارت غرفة الاجتماعات هي الغرفة المحببة، بمن فيها؟

ماذا لو نجح المديرون في أن يجعلوها مساحة أفضل للقاء، وساحة جاذبة لأفكار العمل، وطاردة لأفكار الاستقالة والنوم والرغبة في تدمير وجه المدير، وزملاء العمل؟

لكي يتحقق ذلك، عليك أن تتعلم كيف تدير اجتماعا ناجحا، والأمر لا يتعلق فقط بمهام العمل، لكنه العمل وأشياء أخرى ذكرتها الكاتبة بمجلة "مجتمع الأعمال" رومي نيومان، مؤكدة أن تأثير غرفة الاجتماعات على الموظفين يتجاوز ما يخبرهم به المدير، فأهم ما يشغلهم ليس موازنة الشركة، بل موازنة درجة الحرارة في الغرفة الموقوتة. 

رغم اتساع وسائل الاتصالات والقدرة على التخطيط للاجتماعات عبر الإنترنت، فتبقى للاجتماعات الحية أهميتها القصوى، كما شرحها تاى كولنز في مجلة "فكتور" الاقتصادية، حيث تتيح الاجتماعات القدرة على سماع الأفكار ومناقشتها ووضع الإستراتيجيات، حتى الاستقرار على فكرة بعينها، وهو ما يعرف بالعصف الذهني، بالإضافة إلى ذلك إتاحة بناء العلاقات بين العاملين.

وهناك خطوات حددتها نيومان لإدارة اجتماع جذاب، وجعل المشاركين متفاعلين أكثر من كونهم مستمعين، ليصبحوا جزءا من الاجتماع وليسوا مجرد حضور صامت.

1- حدد هدف الاجتماع

تأكد أن الجميع يعرف ماذا تريد أن تحققه من هذا الاجتماع، حتى وإن كان هدفا واحدا، فإذا تحقق شعر الجميع بالإنجاز. 

2- كتابة جدول أعمال

احرص على بساطة قائمة أعمالك، ووضوحها، حتى يتم إنجازها في أسرع وقت. 

3- مدة قصيرة للاجتماع

كل شخص لديه ما يريد القيام به، وأوقاتهم ليست متاحة للهراء كما تعتقد، حدد هدف الاجتماع والوقت الملائم له، وحاول أن تجعله قصيرا قدر الإمكان. 

4- غرفة اجتماعات مريحة

يجب أن تكون الكراسي ملائمة لأوزان الجميع، وفي صفوف متساوية بالقرب من المتحدث، حتى لا يشعر أحد بالتهميش، وبالتالي يقل استيعابهم لما يدور، ما يتذكرونه لاحقا ليس نقاشك العظيم، بل كيف تألموا من المقاعد غير المريحة.

5- اختر مقعدا مناسبا

إذا كان دورك قياديا في الاجتماع، فمن الأفضل أن تجلس في المنتصف، وليس في طرف الطاولة، حتى يبدو الأمر كنقاش، وليس "مذبحة". 

6- جهز المكان

التجهيز ليس فقط في المقاعد والطاولة، لكن الطعام أيضا، تقديم بعض الأكلات الخفيفة والحلويات أثناء الاجتماع ضرورة، لكسر ملل النقاشات الطويلة، ولقتل الجوع أيضا.

7- إغلاق الهواتف

لا هواتف نقالة في غرفة الاجتماعات، هذا أمر للجميع، من رأس الفريق إلى أصغر شخص به، وحين تغلق الهواتف، سترتفع رؤوس أصحابها، ومن ثم يتابعون ما يقال. 

8- وصول الدعوة للحضور

احرص على التأكد من معرفة المنوط بهم حضور الاجتماع في موعده قبل وقت مناسب بما يتلاءم مع ظروف الجميع.

9- لا مانع من الفكاهة

احرص على إلقاء بعض النكات أثناء حديثك عن الموضوعات المهمة، لجعل الاجتماع مشوقا، لكن أرجوك لا داعي للاسترسال في المزاح، لأن الحضور سيمل حتما وسيخرج الاجتماع عن هدفه الرئيسي.

10- حافظ على اتجاهك

يحاول البعض كثيرا أخذ الاجتماع في اتجاه آخر، بعيدا عن جدول الأعمال، فلا داعي للانفعال، فقط أخبره أن زاويته التي طرحها مهمة للغاية، وستخصص لها اجتماعا آخر، ثم أغلق النقاش.

11- شكر الحضور

اشكر الجميع، واحرص على ختام الاجتماع مبكرا قبل خمس دقائق من نهايته. 

12- إرسال ملاحظات
 
بعد الاجتماع تقوم السكرتارية بإرسال الملاحظات المدونة ونتائج الاجتماع للحضور، سيقدرون لك ذلك، خاصة إذا كنت مملا، ولم تجذبهم للاستماع إليك.